Gdzie uzyskać utracony akt notarialny?

Jeżeli od sporządzenia aktu minęło mniej niż 10 lat, a notariusz, który go sporządził, nie przestał prowadzić kancelarii, nie powinno być problemu z uzyskaniem nowego odpisu. Jeśli natomiast dokument był sporządzony wcześniej niż 10 lat temu, po odpis aktu trzeba będzie się udać do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla miejsca prowadzenia kancelarii przez notariusza.

Kiedy notariusz przekazuje dokumenty do sądu?

Zgodnie z art. 90 ustawy z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, notariusz przekazuje dokumenty obejmujące dokonane czynności ­notarialne na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii.

Zaprzestanie prowadzenia kancelarii w rozumieniu tego przepisu następuje, co oczywiste, z chwilą śmierci notariusza, ale także w przypadku odwołania notariusza. Ma to miejsce wówczas, gdy notariusz:

• zrezygnował z prowadzenia kancelarii,

• z powodu choroby lub ułomności został uznany orzeczeniem lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za trwale niezdolnego do pełnienia obowiązków notariusza lub bez uzasadnionej przyczyny odmówił poddania się ocenie niezdolności do pracy mimo zalecenia rady właściwej izby notarialnej,

• ukończył 70 lat,

• został pozbawiony prawa do prowadzenia kancelarii orzeczeniem sądu dyscyplinarnego,

• ma orzeczony zakaz wykonywania zawodu na mocy prawomocnego wyroku sądu,

• utracił prawa publiczne lub pełną zdolność do czynności prawnych.

Zaprzestanie prowadzenia kancelarii ma miejsce również wtedy, gdy prawo notariusza w tym zakresie zostaje zawieszone z powodu:

• zatrudnienia notariusza w Ministerstwie Sprawiedliwości, sądzie apelacyjnym lub okręgowym do wykonywania czynności nadzoru nad działalnością notariuszy i organami samorządu notarialnego,

• podjęcia przez notariusza innego zatrudnienia lub wykonywania funkcji publicznej.

Notariusz może także zmienić siedzibę kancelarii w taki sposób, że wiąże się to ze zmianą właściwości sądu rejonowego. We wszystkich tych przypadkach notariusz musi przekazać dokumenty do archiwum ksiąg wieczystych.

W Pana sytuacji należy zatem przede wszystkim przypomnieć sobie, kiedy został podpisany akt. Jeśli nie było to dawniej niż 10 lat temu, trzeba będzie sprawdzić, czy istnieje jeszcze kancelaria notarialna. W przypadku gdy nie zaprzestała ona działalności, powinna bez problemu wydać odpis aktu, oczywiście za obowiązującą opłatą. Będzie to jednak możliwe tylko pod warunkiem, że był Pan stroną czynności notarialnej udokumentowanej aktem. Jeśli nie jest Pan stroną umowy, a akt notarialny jest niezbędny, np. podczas postępowania sądowego, o jego wydaniu przez notariusza musi zdecydować sędzia prowadzący postępowanie.

W przypadku aktów sporządzonych ponad 10 lat temu, a także w razie zaprzestania działalności kancelarii należy zwrócić się po odpis do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

Alicja Moroz
fot. Pixabay